Noch mehr Tipps für die Arbeit von zuhause

Viele Unternehmen mussten ruckartig von Präsenzarbeit auf Heimarbeit umstellen. Das ist nicht nur für die Mitarbeiter, sondern auch für die IT eine große Herausforderung. Die Tool-Landschaft ist meistens nicht darauf ausgelegt, dass alle Mitarbeiter in Vollzeit Remote arbeiten und das auch noch gleichzeitig. Auch die Zusammenarbeit kann darunter leiden, dass der persönliche Kontakt fehlt. Wie lässt sich die reale Struktur und Kooperation in Tools abbilden? Wie organisiert sich Arbeit aus der Distanz?

Effiziente Kommunikation ermöglichen

Wenn alle nur noch von zuhause arbeiten und sich ausschließlich virtuell begegnen, dann muss Kommunikation gut organisiert werden. Denn ohne die gemeinsame Kaffeeküche und den Tischnachbarn fallen der direkte Austausch und kurze, informelle Besprechungen komplett weg. Virtuelle Meetings können ein gleichwertiger Ersatz für persönliche Besprechungen sein. Doch auch diese ersetzen nicht alle Aspekte von Treffen im direkten Angesicht. Der Smalltalk mit dem Sitznachbarn fällt ebenso weg wie die kurze Nachbesprechung, um letzte offene Fragen unter vier Augen zu klären. Die Alternative, wegen jedes kurzen Projektupdates einen Termin zu finden, ist auf Dauer ebenfalls nicht praktikabel. Gleichzeitig verleitet Remote-Arbeit dazu, regelmäßige Termine mit zu vielen Teilnehmern anzulegen, bei denen alle Teammitglieder eine große Runde bilden. Diese Meetings füllen den Kalender schnell mit nicht-essenziellen Terminen.

Aber wie können Mitarbeiter und Unternehmen den persönlichen Austausch abseits von geplanten Video-Meetings erledigen? Unternehmen benötigen für die Organisation von Remote-Teams zwingend eine Team-Software wie Slack oder Microsoft Teams. Damit können Unternehmen nicht nur Gruppen und Kanäle für einzelne organisatorische Einheiten und Abteilungen anlegen, sondern auch für thematische Einheiten und informelle Teams. Das vermeidet, dass sich Mitarbeiter mit privaten und nicht datenschutzkonformen Mitteln austauschen. Die IT oder Mitarbeiter sollten sich Strukturen für die virtuellen Teamstrukturen überlegen, die tatsächliche Zusammenarbeit und Abstimmungsbedarf im Alltag abbilden. Beispielsweise eine zusätzliche virtuelle Kaffeeküche statt ausschließlich strenger Aufteilung nach Abteilungszugehörigkeit. Ein solcher „Off-Topic“-Bereich erlaubt es, sich ungezwungener und privater auszutauschen. Auch Projektteams die aus unterschiedlichen Abteilungen stammen und gemeinsam ein Thema vorantreiben, können mit eigenen Themen-Kanälen und Gruppen jenseits von Emails in Kontakt bleiben. Ohne den Blick zum Tischnachbarn ist es zudem wichtig, den aktuellen Status richtig zu pflegen, damit alle Kollegen wissen, ob man für Nachfragen oder Anrufe ansprechbar ist.

Das ideale Büro zuhause

Nur die wenigsten haben einen voll ausgestatteten Arbeitsplatz oder gar ein Büro zuhause. Besonders dann, wenn der improvisierte Arbeitsplatz räumlich nicht vom privaten Alltag getrennt ist, kann die Konzentration schwerfallen. Hier gilt es, sich unter den gegebenen Umständen möglichst professionell einzurichten, um auch im vertrauten Heim konzentriert arbeiten zu können. Blocker-Termine im Kalender für dringende To Dos können ebenso helfen wie feste Abläufe und Strukturen. Beispielsweise die Mittagspause zur gewohnten Zeit einhalten. Kleine Tools können bei der Selbstorganisation helfen. Ein Task-Manager nach dem Pomodoro-Prinzip hilft dabei, Phasen der Konzentration und kurze Pausen zu strukturieren. Viele benötigen bei der Arbeit entweder Ruhe oder ein wenig Hintergrundgeräusche, um sich konzentrieren zu können. Dabei können gute Kopfhörer helfen. Noise-Cancelling-Modelle können störende Geräusche ausblenden, damit für die gewünschte Ruhe sorgen und die Umgebung ausblenden.

Ausreichend helles Licht hilft am Heim-Arbeitsplatz ebenfalls dabei, die Konzentration hoch zu halten und nicht zu ermüden. Eine Schreibtischlampe, der Platz direkt am Fenster oder unter der Lampe am Esstisch hilft dabei, dass der Bildschirm nicht der einzige helle Punkt am Arbeitsplatz ist. Ohne Schreibtisch ist es schwierig, einen praktikablen produktiven Platz zu finden. Für die Zeit des Homeoffices kann es sinnvoll sein, einen festen Arbeitsplatz in der Wohnung zu finden. Ein Ort, der für die Zeit zuhause zum dedizierten Kleinbüro wird. Damit trennt man das Berufs- und Privatleben. Das kann der Esstisch sein oder sogar eine breite Fensterbank. Das erlaubt es, sich den Platz mit Licht, Tastatur und Co. passend einzurichten, statt sich mit dem Laptop auf das Sofa zu setzen, wo man auch nach Feierabend sitzen möchte.

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